RATGEBER ZUM THEMA Aus der Corona Krise geboren: Virtuelle Events

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Aus der Corona Krise geboren: Virtuelle Events

Während der Corona-Pandemie waren virtuelle Events die ideale Alternative zum persönlichen Treffen. Meeting, Sport, Spieleabend, Vorlesung – nichts durfte mehr in geselliger Runde stattfinden, denn Kontakte zu den Mitmenschen waren untersagt.

Die Lösung: Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams – so sah man sich wenigstens auf dem Bildschirm.

Die Veranstaltungsbranche war ebenfalls zum Nichtstun verbannt und musste kreativ werden. Auch hier waren virtuelle Events die Lösung, um die Menschen zu Hause zu erreichen und Kultur in die Wohnzimmer zu bringen. Inzwischen haben sich Online-Events fest im Alltag etabliert. Für Eventveranstalter /innen eröffnen sie sogar völlig neue Möglichkeiten.

Was sind virtuelle Events?

Ein virtuelles Event ist eine Veranstaltung, die nicht in Präsenz stattfindet, sondern online. Die Teilnehmenden befinden sich dabei nicht vor Ort, sondern zu Hause, in einer anderen Stadt oder in einem anderen Land.

Das zeigt bereits einen der größten Vorteile von Online-Veranstaltungen: Das Event kann weltweit stattfinden und der Teilnehmerzahl ist nach oben hin keine Grenze gesetzt – sofern es die technischen Mittel zulassen. Denn um ein virtuelles Event zu

veranstalten, ist entsprechendes Equipment notwendig – zumindest ein Endgerät wie Laptop, Tablet oder Smartphone, ein Internet-Zugang und eine Plattform, über die das Event abgehalten und gestreamt wird. Die Teilnahme erfolgt über einen Live-Stream in Echtzeit, genauso kann jedoch auch ein vorproduziertes Video abgerufen werden.

Sind die Teilnehmenden nicht via Bildschirm zu sehen und können sich zu Wort melden, ist das Interagieren mittels Chats, Kommentaren, Reaktionen oder Umfragen möglich.

Ideen für virtuelle Events

Ob privat oder öffentlich, so ziemlich jedes Zusammentreffen kann online stattfinden. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt, doch folgende Events haben sich während der Pandemie besonders bewährt:

Im Beruf

o Meeting
o Konferenz
o Vorstellungsgespräch
o Vortrag

In der Uni

o Seminar
o Vorlesung
o Lerngruppe

Privat

o Kaffeeklatsch
o Spieleabend
o Familientreffen

In der Freizeit

o Fitnesskurs
o Kochkurs
o Tanzparty
o Gin-Tasting
o Schnitzeljagd

Großveranstaltungen

o Konzert
o Messe
o Ausstellung
o Festival
o Sport-Event

Inzwischen sind größere Veranstaltungen wieder erlaubt. Für Eventagenturen bleiben virtuelle Events dennoch weiterhin spannend, denn sie ermöglichen Hybrid-Veranstaltungen, die sowohl von Menschen in Präsenz als auch über Stream besucht werden können. Werden Konzerte oder Seminare anschließend on demand zur Verfügung gestellt, lassen sich damit bei wenig Aufwand zusätzliche Einnahmen generieren.

Vorteile von virtuellen Events

Für Veranstalter /innen haben virtuelle Events viele Vorteile:

● Weltweit nutzbar: Virtuelle Events erreichen eine fast unbegrenzt große Zielgruppe. Menschen auf der ganzen Welt können über einen simplen Login teilnehmen und müssen nicht um die halbe Welt reisen.

● Kosten sparen: Gleichzeitig sparen Veranstalter /innen die Kosten für große Hallen, Dekoration, Einladungen, Verpflegung, Personal und Werbemittel.

● Nachhaltig: Das Marketing für virtuelle Events kann rein digital erfolgen, beispielsweise über die Sozialen Medien. Werden keine Flyer gedruckt, fallen weder Kosten noch Müll an – so sind nachhaltige Veranstaltungen möglich.

● Zusätzliche Einnahmequelle: Über eine Paywall für interessante Vorträge, Seminarinhalte oder exklusive Special-Features werden zusätzliche Einnahmen generiert.

● Direkte Analyse: Das Nutzungsverhalten liefert zuverlässige Daten darüber, wer teilgenommen hat und welches Angebot von besonderem Interesse war.

 

Doch auch für die Teilnehmenden ergeben sich Vorteile durch Online-Veranstaltungen:

● Reisekosten: Die Teilnehmenden sparen Kosten für Anreise und Übernachtung.

● Zeit: Auch der Zeitfaktor ist entscheidend. Gerade im stressigen Business-Alltag ist wenig Platz für mehrtägige Veranstaltungen. So kann sich jeder das herauspicken, was wirklich von Interesse ist.

● Sicherheit: Wer sich nach der Corona-Isolation noch nicht wieder unter Menschenmassen traut, muss trotzdem nicht auf Events verzichten und kann bequem von zu Hause aus dabei sein.

Voll im Trend: Hybrid-Events

Wer eine berufliche Zukunft im Event-Bereich, zum Beispiel nach seinem Bachelor in Eventmanagement, anstrebt, sollte virtuelle Events als zusätzliche Möglichkeit für Veranstaltungen im Hinterkopf haben. Denn schon jetzt finden immer mehr Hybrid-Events statt, bei denen einerseits die Teilnehmenden persönlich anwesend sind, andererseits wird das Event live gestreamt und/oder anschließend auf Abruf bereitgestellt.

Viele Konzerte, Kongresse und Messen finden bereits als Hybrid-Event statt. So können noch mehr Menschen teilnehmen, ohne durch die Welt reisen zu müssen oder sich großen Menschen-

ansammlungen auszusetzen. Für Eventmanager /innen bietet sich dadurch ein völlig neues, lukratives Geschäftsmodell. Maximal zulässige Personenzahlen schränken den Ticketverkauf für Konzerte und Festivals nicht ein. Vorträge werden einer Vielzahl an Interessierten zugänglich gemacht.

Gleichzeitig können Unkosten für große Veranstaltungssäle und Organisation eingespart werden. Die Kombination aus Präsenz- und Online-Veranstaltung hat die Event-Branche verändert und wird auch in den kommenden Jahren völlig neue Perspektiven eröffnen.

Was gibt es beim Veranstalten zu beachten?

Die Organisation eines rein virtuellen Events unterscheidet sich grundlegend von einer Präsenzveranstaltung. Treffen viele Men­schen aufeinander, braucht es neben der Hauptveranstaltung ein Rahmenprogramm, Verköstigung, Service-Personal und Security. Außerdem gibt es beim Veranstaltungsort viele Regelungen für einen reibungslosen Ablauf zu beachten.

Vor und nach dem Event sowie in den Pausen beschäftigen sich die Teilnehmenden selbst, holen Getränke oder unterhalten sich.

Beim virtuellen Event braucht es hingegen ein abwechslungs­reiches Programm, um die Teilnehmenden an ihren Endgeräten bei Laune zu halten. Geraten Vorträge zu lang, sinkt die

Aufmerksamkeitsspanne. Mehrere kurze Präsentationen lockern das Event auf, kleine Umfragen oder Feedback-Pausen ermöglichen das Interagieren mit den Teilnehmenden, die dadurch aus dem rein passiven Modus geholt werden.

Zwischen den Vorträgen halten kleine Mitmachaktionen wie Fitnessübungen oder gemeinsame Lockerungsübungen die Teilnehmenden bei der Stange. Unbedingt sollte die Internet-Verbindung vorab getestet werden, denn nichts ist ärgerlicher als Technikprobleme, Tonaussetzer oder Störgeräusche.

Auch die Vortragenden leisten ihren Anteil am Gelingen des Events, indem sie gut vorbereitet vor die Kamera treten und klar und flüssig sprechen.

Plattformen für virtuelle Events

Entscheidend ist natürlich die Plattform, über die das Event durchgeführt wird. Nicht alle sind für jede Form der Online-Veranstaltung geeignet.

Gibt es einen Vortrag, bei dem alle nur zuhören? Ist Interaktion gefragt? Sind virtuelle Meeting-Räume notwendig? Sollen zwischendurch Videos eingespielt werden? Ist eine 3D-Erlebniswelt gewünscht?

Hier lohnt sich ein Vergleich der verschiedenen Anbieter und deren Funktionen.

Ein wichtiger Aspekt bei öffentlichen Veranstaltungen ist der Datenschutz. Um keine Schwierigkeiten zu bekommen, sollten sich Veranstalter /innen vorab ausführlich über Datenschutz und Sicherheit der ausgewählten Plattform informieren.

Viele Anbieter haben ihren Sitz außerhalb der EU und unterliegen somit anderen Datenschutzgesetzen.

Kurz zusammengefasst

Durch die Kontakteinschränkungen während der Corona-Pandemie haben sich virtuelle Events als Alternative für Meetings, Treffen mit Freunden, Sportstunden oder Lehrveranstaltungen bewährt und sind seitdem fest in den Alltag integriert.

Siehe dazu auch unseren Ratgeber: Studieren im digitalen Zeitalter

Inzwischen erfreuen sich Hybrid-Veranstaltungen großer Beliebtheit und werden auch in Zukunft ein wichtiger Faktor der Event-Branche sein. Der Mix aus Präsenz- und Online-Event ermöglicht den Teilnehmenden die Auswahl und eröffnet den Veranstalter /innen völlig neue finanzielle und organisatorische Perspektiven.

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Flexibel studieren

Auch das Studium Plus der Hochschule Macromedia bietet die Kombination aus Präsenz- und virtuellem Lernen an. Live-Seminare finden zum Teil virtuell statt, so bleibt dir noch genügend Zeit für Beruf, Familie und Freizeit.

Der andere Teil des Unterrichts wird an einem der vielen Studienorte abgehalten. Mit dem Studium Plus bleibst du also flexibel und kannst deinen Studienalltag ganz nach deinen Wünschen gestalten. Nebenbei sammelst du erste Erfahrungen mit virtuellen Events und den digitalen Medien.

Falls du dich für Management, Eventmanagement oder einen unserer anderen Studiengänge interessierst, kannst du kostenlos unsere Infobroschüre anfordern oder ein Beratungsgespräch mit unserer Studienberatung vereinbaren.