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Hybride Events als Zukunft von Veranstaltungen

Hybride Events sind in der Event- und Entertainment-Branche stark im Kommen. Während der Pandemie fanden viele Veranstaltungen nur noch online statt, dadurch konnten sich die Menschen an die virtuelle Teilnahme gewöhnen.

Seit Großveranstaltungen wieder erlaubt sind, erfreut sich der Mix aus live und virtuell steigender Beliebtheit. Eine begrenzte Anzahl an Teilnehmenden ist anwesend, andere schalten sich bequem von zu Hause aus über digitale

Medien wie Smartphone, Tablet oder Laptop zu. Auch in Zukunft werden Konzerte, Kongresse und Messen immer häufiger in Präsenz und online stattfinden, um noch mehr Menschen zu erreichen.

Hier erfährst du mehr über hybride Events und warum sich dadurch für Veranstalter /innen nach ihrem Bachelor in Eventmanagement in Zukunft völlig neue Möglichkeiten ergeben.

Was versteht man unter einer Hybrid-Veranstaltung?

Ein hybrides Event ist eine Veranstaltung, die zum Teil live und zum anderen Teil virtuell stattfindet. Eine gewisse Anzahl an Menschen ist beim Live-Event anwesend, parallel dazu können Teilnehmende über einen Live-Stream dabei sein oder sich im Anschluss eine Aufzeichnung der Veranstaltung on demand ansehen.

Ein beliebter Trend in Freizeitparks ist die Kombination aus Fahrgeschäft und Virtual Reality (VR). Dadurch werden die Besucher /innen beispielsweise in andere Welten versetzt, während sie mit der Achterbahn fahren.

Auch Kunstausstellungen finden weltweit zunehmend hybrid statt, indem durch VR-Technik ganze Kunstwelten in den Ausstellungs­räumen geschaffen werden.

Die neuen technischen Möglichkeiten werden auch in Zukunft die Veranstaltungsbranche bestimmen. Die Menschen haben sich inzwischen an virtuelle Events gewöhnt und nutzen digitale Angebote öfter als noch vor der Pandemie. Außerdem haben Hybrid-Veranstaltungen viele Vorteile, sowohl für Veranstalter /innen als auch für die Teilnehmenden.

Beispiele für hybride Events

Im Prinzip kann fast jede Veranstaltung hybrid stattfinden. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt, die Zukunft wird zeigen, in welchen Bereichen diese Event-Form besonders gut funktioniert. In den vergangenen Jahren haben sich folgende Hybrid-Veranstaltungen bewährt:

 

Konzerte und Festivals

Zunehmend streamen Musiker/innen ihre Live-Konzerte, um damit noch mehr Menschen auf der Welt zu erreichen. Gerade bei Großveranstaltungen wird die virtuelle Teilnahme gerne angenommen, sind Konzerttickets oft schnell ausverkauft und mit einer weiten Anreise verbunden. Sogar große Festivals finden immer häufiger als Hybrid-Event statt.

Vorlesungen und Seminare

Vor der Pandemie fanden Vorlesungen und Seminare an den Universitäten in Präsenz statt, während der Pandemie wurde komplett auf virtuell geswitcht. Seit die Kontaktbeschränkungen wieder gelockert wurden, bieten viele Hochschulen und Ausbildungsstätten hybride Veranstaltungen an. Viele Studierende begrüßen sogar die Möglichkeit, die Lehrveranstaltungen wahlweise über Live-Stream zu besuchen. Das spart Zeit und Fahrtkosten und erleichtert den oft stressigen Alltag während dem Studieren im digitalen Zeitalter.

Meetings, Tagungen, Konferenzen und Kongresse

Der Business-Welt kommen hybride Events sehr gelegen, denn dadurch wird wertvolle Arbeitszeit eingespart. Statt aufwändiger Reisen in andere Städte oder Länder kann ein großer Teil der Teilnehmenden einfach aus dem eigenen Büro über den Livestream teilnehmen.

Messen und Präsentationen

Bei der Vorstellung von Produkten oder Projekten wird die hybride Form ebenfalls gerne genutzt. Ein virtueller Rundgang durch die Messehallen und einzelne Meeting-Rooms für Produktpräsentationen machen die Teilnahme via Internet zur beliebten Alternative zum Live-Besuch.

Hybride Events – Vorteile

Größere Reichweite

Am Beispiel eines Konzerts lässt sich deutlich der Vorteil des hybriden Events erkennen. In die Konzerthalle passen 10.000 Menschen, die Tickets sind begrenzt. Ein Live-Stream ermöglicht, dass weltweit noch mehr Menschen dabei sein können – Anzahl nach oben hin offen. Wird das Konzert im Anschluss noch als Video zum Abruf bereitgestellt, wächst die Zielgruppe auch um diejenigen an, die am besagten Termin keine Zeit hatten.

Zusätzliche Einnahmequelle

Am Beispiel des Konzerts zeigt sich auch, dass die Einnahmen nach oben hin unbegrenzt sind. Nicht nur der Ticketverkauf, auch die virtuelle Teilnahme bringt Geld in die Kasse.

Kosten sparen

Zwar fallen sowohl für das Live-Event als auch für die Technik für den Stream Kosten an, trotzdem lassen sich mit hybriden Events Ausgaben sparen. Beispielsweise reicht ein kleinerer Veranstaltungsort aus, der weniger Raummiete kostet. Werden häufiger virtuelle Veranstaltungen angeboten, macht sich auch die einmalige Anschaffung des Equipments bald bezahlt.

Keine Anreise

Wer eine weite Anreise zum Live-Event hat, kann durch die virtuelle Teilnahme ebenfalls sparen – sowohl Geld als auch Zeit. Gerade bei großen Messen und Kongressen steigen die Hotelpreise, hinzu kommen die Fahrtkosten – da ist ein einfaches Ticket für den Online-Login wesentlich günstiger.

Individuelle Gestaltung

Die Teilnehmenden können selbst entscheiden, welche Angebote sie virtuell nutzen wollen. Statt auf der Messe von einer Halle in die nächste zu laufen, klicken sie sich einfach durch die virtuellen Räume.

Analyse

Durch die Auswertung der virtuellen Veranstaltung lässt sich der Erfolg schnell und unkompliziert messen. Welches Angebot haben die Teilnehmenden am meisten genutzt? Auf welche Veranstaltung kamen die meisten Reaktionen? Welche Videos wurden besonders oft abgerufen? Durch die Sammlung der Daten können weitere Events zielgerichteter und personalisierter umgesetzt werden.

Nachhaltigkeit

Müssen weniger Teilnehmende mit dem Auto oder Flugzeug anreisen, spart das CO2. Je weniger Menschen vor Ort sind, desto weniger Müll wird produziert. Hybride Events sind somit nachhaltiger, wenn auch nicht ganz so nachhaltig wie rein virtuelle Veranstaltungen.

Hybride Events – Nachteile

Kosten

Finden Events sowohl in Präsenz als auch virtuell statt, entstehen Kosten, die bei einer rein virtuellen Veranstaltung entfallen würden. Raummieten, Personal, Ausstattung und Verköstigung fallen zusätzlich zu den Kosten für das technische Equipment an.

Organisationsaufwand

Da sich Präsenz-Events von virtuellen in der Organisation grundlegend unterscheiden, ist der Aufwand bei hybriden Events doppelt so groß. Zusätzlich zum Orga-Team des Live-Events braucht es IT-Personal, das für den reibungslosen Ablauf der virtuellen Veranstaltung sorgt, sowie eine Betreuung der virtuell Teilnehmenden.

Schwer kalkulierbare Live-Teilnahme

Wird ein hybrides Event angeboten, kann es natürlich sein, dass sich die Mehrzahl für die virtuelle Variante entscheidet. Das kann zu einem Mangel an Anwesenden führen, was wiederum eine besondere Marketing-Strategie erfordert.

Kurz zusammengefasst

Seit der Pandemie steigt die Anzahl an hybriden Events kontinuierlich an. Sie bieten Eventmanager /innen eine Reihe an Vorteilen: Die Reichweite ist nach obenhin unbegrenzt, denn die Teilnehmenden sind nicht mehr an einen Ort oder Termin gebunden. Das spart Reisekosten und Zeit.

Ein weiterer großer Pluspunkt sind die zusätzlichen Einnahmen durch Live-Streams und Video on demand Angebote unabhängig vom Ticketverkauf. Nicht zuletzt spielt in Zukunft bei der Organisation von Veranstaltungen die Nachhaltigkeit eine zunehmende Rolle, die bei hybriden Events durch die Einsparung von CO2 und Müll gefördert wird.

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